Voor jou  /  Tools  /  Kolibrie Online

Kolibrie Online

Via Kolibrie Online hebben zowel medewerkers als werkgevers alle gegevens die ze nodig hebben handig op een rijtje staan. Het portaal is te bezoeken via desktop of via de mobiele app. Zo heb je altijd alles bij de hand!

Rapportages

Binnen Kolibrie Online heb je de mogelijkheid om verschillen (management)rapportages op te stellen. Zo heb je snel en makkelijk inzicht in allerlei aspecten van jouw bedrijfsvoering.
  • Medewerkersoverzicht (inclusief, functies/uurlonen/contracturen/dienstbetrekkingen)
  • Urenoverzicht per medewerker
  • Reserveringsrapportage
  • Facturenoverzicht
  • Urenbriefjes, onkostenbriefjes
  • Inschrijvingen
  • Importhistorie
Heb je een specifiekere wens? Geen probleem! We kunnen op verzoek ook andere rapportages opstellen zodat jij altijd de juiste informatie voor je hebt.

Online omgeving

Kolibrie Online is dé plek voor alle gegevens van jouw medewerkers. Direct inzicht in jouw medewerkers, inschrijvingen, urenbriefjes en de vakantie-uren. Je kunt hier eenvoudig de gewerkte uren vanuit jouw urenregistratie uploaden. Daarnaast kun je vanuit verschillende accounts inloggen die op maat in te richten zijn voor eigenaren, bedrijfsleiders, P&O en de financiële afdeling van jouw bedrijf. Zo blijft alles inzichtelijk voor iedereen.

Digitaal inschrijfproces

Via Kolibrie Online kunnen nieuwe medewerkers digitaal worden ingeschreven. Je vult de gegevens in en ontvangt vrijwel meteen een contract dat ondertekend kan worden. Is de medewerker akkoord? Top! Ze kunnen direct bij je aan de slag.

Meer over digitaal inschrijven

Veelgestelde vragen over Kolibrie Online

Mijn inloggegevens werken niet, wat nu?

Mocht je jouw wachtwoord vergeten zijn, of ben je zelf nog nooit op Kolibrie Online geweest? Kies dan op de inlogpagina voor ‘Wachtwoord vergeten’, vul jouw mailadres in en ontvang een mail om jouw wachtwoord opnieuw in te stellen.

De app of website, wat kan ik het beste gebruiken voor Kolibrie Online?

Op de website en in de app kun je bij precies dezelfde gegevens. Beide platforms zijn dan ook voor iedereen te gebruiken, het ziet er alleen net wat anders uit. Jij kunt zelf kiezen wat voor jou (op welk moment) het fijnste werkt.

Ik krijg een storing in de app, wat kan ik doen?

Als je een storing krijgt in de app, is het goed om te weten dat je ook altijd nog terecht kan op de website: Kolibrie Online. De storing in de app wordt zo snel mogelijk verholpen.

Hoe geef ik de gewerkte uren van mijn medewerkers door?

Via de tegel ‘Urenbriefje invullen’ of de knop aan de linkerzijde ‘Urenbriefjes’ kom je bij het urenbriefje van de juiste periode uit. In het urenbriefje zijn er verschillende opties op basis van het type medewerker:

Medewerker met vaste contracturen
  • In het urenbriefje kun je zien wat de contracturen per week zijn. De vaste uren kunnen we eventueel standaard in het urenbriefje klaarzetten en verwerken, zodat je alleen bij bijzonderheden (ziekte of verlof) iets door hoeft te geven. Anders verwerken wij de contracturen automatisch.
  • Geef je minder dan de contracturen door voor een week? Dan kun je na het goedkeuren van het urenbriefje aangeven wat de reden hiervan is. Kolibrie zal dan verder controleren of alles voor die week juist verwerkt is.
Flexibele medewerkers zonder contracturen
Voor de flexibele medewerkers geldt geen minimum aantal uur per week. Let er goed op dat we hierbij wel rekening moeten houden met wet- en regelgeving zoals:
  • Minimaal 3 uur per oproep/dienst
  • Maximaal 12 uur per oproep/dienst
  • Maximaal 60 uur per week (55 uur per 4 weken, 48 uur per 16 weken)
Medewerkers waarvan nog een inschrijving loopt
Het is mogelijk om voor een medewerker waarvan de inschrijving nog loopt al uren in het urenbriefje te zetten. Na het ‘Goedkeuren’ van het urenbriefje houden we bij Kolibrie de uren bij. Zodra de medewerker zijn/haar contract heeft getekend, zetten we automatisch de uren door richting het eerstvolgende betaalmoment.

In het urenbriefje herken je de medewerker waarvan een inschrijving nog loopt aan de ontbrekende functietitel. Dit zijn gegevens die gedurende een inschrijving mogelijk nog kunnen veranderen.  

Ik heb een kloksysteem of wil een Excel/CSV bestand importeren, hoe doe ik dat?

Kolibrie heeft een directe koppeling met een aantal kloksystemen (bijvoorbeeld: Strobbo, L1nda, Horeko of Nostradamus). Via deze koppeling kun je gewerkte uren rechtstreeks naar Kolibrie Online versturen. Op Kolibrie Online hoef je de uren alleen nog te controleren. Aan de hand van een aantal eenvoudige stappen heb je de uren snel aan ons bevestigd.

Wil je de uren vanuit een ander kloksysteem of Excel bestand importeren, is dat ook mogelijk op Kolibrie Online. Stuur ons een voorbeeld bestand en wij kunnen dit voor je inregelen op Kolibrie Online. Dat scheelt een hoop werk bij het doorgeven van de uren!

Wat zegt de status van een inschrijving?

Nieuwe inschrijving
Concept, medewerker is nog niet uitgenodigd.

Medewerker dient gegevens nog aan te vullen
Persoonlijke gegevens en/of ID- documenten ontbreken nog. In stap 4, 5 of 6 kun je zien waar de medewerker precies is gebleven.

Opdrachtgever vult gegevens aan
Opdrachtgever dient selfie te controleren in stap 6.

Inschrijving aangeboden aan Kolibrie
Alle gegevens zijn compleet. Kolibrie controleert de gegevens en stelt het contract op. Het kan voorkomen dat er aan de hand van de aangeleverde gegevens nog aanvullende acties vanuit Kolibrie nodig zijn. Dit kun je herkennen aan de exportstatus ‘handmatige verwerking’. Bij vragen over de ingevulde gegevens ontvangt de opdrachtgever of medewerker bericht van Kolibrie.

Cookies

Om je beter te helpen gebruiken wij cookies. Naast de functionele cookies, waardoor de website goed werkt, plaatsen wij ook analytische cookies.

Tevens plaatsen wij marketing cookies waardoor wij en derde partijen jouw internetgedrag kunnen volgen. Meer weten? Lees hier alles over de cookies.

Wil je een optimale website gebruiken, dan is het nodig alle cookies te accepteren. Dat doe je door op "akkoord" te klikken. Indien je kiest voor weigeren, plaatsen wij alleen de functionele en analytische cookies!

Akkoord