Horeca personeelsplanning

De horeca is een turbulente branche waarin veel ad hoc gewerkt wordt. Dit komt onder andere doordat de branche erg gevoelig is voor externe factoren zoals het weer, feestdagen en vakantieperiodes. Er moet dus veel en snel geschakeld (kunnen) worden in de planning om zo alle gasten goed te kunnen voorzien in hun behoeftes. Een goede personeelsplanning is dan ook een must! Maar hoe pak je dit aan?

Rooster maken

Iedere goede planning begint met het maken van een overzichtelijk en duidelijk rooster. Zo weten medewerkers precies wanneer ze moeten werken en met wie. Tevens is het belangrijk goede afspraken met het personeel te maken over het ruilen van werkdagen, afmelding bij ziekte, vakanties en invalbeurten. Maar hoe maak je een goed rooster?
 

Vormen van personeelsplanning

Er zijn verschillende manieren om een rooster te maken en de personeelsplanning in te richten:
 

• Traditionele personeelsplanning

  Ondernemers kunnen kiezen voor een traditionele personeelsplanning in Excel (Excel-lijsten of intekenlijsten). Hierin worden de roosters gemaakt en kunnen de medewerkers de gewerkte uren doorgeven. In de praktijk betekent dit echter veel handmatig werk wat erg tijdrovend kan zijn en ook foutgevoelig. Daarom geven horecaondernemers hier meestal niet de voorkeur aan.
   

• Online personeelsplanning en urenregistratie

  Veel horeca ondernemers kiezen voor een online personeelsplanner en urenregistratie. Er zijn online personeelsplanners specifiek ingericht voor de horecabranche. Niet alleen het roosteren en plannen wordt zo eenvoudiger, maar de ondernemer krijgt ook gelijk inzicht en daardoor meer grip op de personeelskosten.

Voordelen van online personeelsplanning en urenregistratie

Omdat de meeste horecaondernemers kiezen voor een online roosterprogramma en urenregistratie, hebben we de voordelen van een online personeelsplanning op een rijtje gezet:
 

Tijdsbesparing

Een horeca planning maken kan veel tijd opslokken. Welke uren dienen bezet te worden? Welke medewerkers zijn beschikbaar? Wat zijn de loonkosten? Online personeelsplanning systemen zijn vaak erg toegankelijk en overzichtelijk en maken deze gegevens meteen inzichtelijk. Hierop kan de ondernemer direct bijsturen en het personeel efficiënter inplannen. Een online personeelsplanning zorgt daarmee dus voor tijdsbesparing.
 

Kostenbesparing

Tijdsbesparing resulteert automatisch in een kostenbesparing. De tijd van de ondernemer is namelijk kostbaar en deze kan hij nu gebruiken om zich te richten op andere zaken.

Verder geeft een online personeelsplanning inzicht in de loonkosten. Dit zorgt ervoor dat de ondernemer deze kan vergelijken met de verwachte omzet. Zo kan hij/zij eenvoudig en snel inspelen op de marges. Hiermee kan de ondernemer kosten besparen omdat hij zo het percentage personeelskosten ten opzichte van de omzet onder controle houdt.
 

Meer inzicht

Het bijhouden van de omzet en aan de hand van de te verwachten omzet het personeel inplannen geeft automatisch meer inzicht. Inzicht in de planning, de loonkosten, de omzet en hoe zich deze tot elkaar verhouden, oftewel inzicht in de bedrijfsvoering.

Naast omzet en loonkosten geeft een online personeelsplanning inzicht in het personeelsbestand met bijbehorende arbeidsvoorwaarden. Een compleet online personeelsdossier zorgt ervoor dat de ondernemer alle gegevens bij de hand heeft en zo de onderneming optimaal kan runnen! 

De meeste programma’s voor personeelsplanning werken met een kloksysteem. Zo hoeft de ondernemer achteraf geen online urenregistratie te doen. De medewerker klokt in bij aanvang van de dienst en klokt weer uit bij einde dienst. Zo wordt inzichtelijk hoe lang iemand precies gewerkt heeft. Dit kan overigens ook kostenbesparend zijn omdat de ondernemer zo alleen de gewerkte uren betaald.
 

Overzichtelijk

Online personeelsplanners geven inzicht in de geroosterde uren, de gewerkte uren, het personeelsdossier, maar ook de loonkosten. In de planners zijn modules beschikbaar waarmee deze gegevens overzichtelijk worden getoond.

Daarnaast hebben de meeste planners ook een app. Naast de mogelijkheden die de online planner biedt, kunnen de medewerkers in de app ook hun beschikbaarheid opgeven en eventueel van diensten ruilen. De ondernemer kan beschikbare diensten via de app ook openzetten. Daarmee is het rooster te allen tijde overzichtelijk. Verder kan er dan ook geen onenigheid of onduidelijkheid ontstaan over het rooster.

Uitbesteden en online personeelsplanning

Ondernemers die de personeelsadministratie uitbesteden, bijvoorbeeld aan een payrollbedrijf, geven de gewerkte uren door via een online urenregistratie portaal. De meeste payrollbedrijven hebben een eigen portaal waarin de gewerkte uren kunnen worden doorgegeven door de ondernemer (en/of medewerker). Er is meestal ook een app beschikbaar voor de online urenregistratie.

Ondernemers die een online personeelsplanner en/of een kloksysteem gebruiken hebben meestal de mogelijkheid om dit te koppelen aan het urenregistratiesysteem van het payrollbedrijf. Zo blijft je personeelsplanning overzichtelijk.

Meer informatie over online urenregistratie- en/of kloksystemen lees je op onze urenregistratie-pagina.