Wanneer je een mooi pand hebt gevonden om een horecazaak te starten, komen er gelijk veel administratieve lasten op je af. Het begint met een aanmelding bij de Kamer van Koophandel (KvK). Vervolgens ontvang je een BTW nummer waarmee je een zakelijke rekening kunt openen. Ben je dan gelijk ondernemer? Nee, daarna begint het pas!
Wij hebben een aantal belangrijke aandachtspunten over administratie voor de horeca, voor je op een rijtje gezet.
Welke administratieve lasten komen er kijken bij ondernemen?
Aanmelding bij de KvK en een zakelijke rekening zijn nog maar de eerste formaliteiten bij het starten van een onderneming.
Hoewel je die eigen zaak vooral begint omdat gastvrijheid en het blij maken van andere mensen jou blij maakt en niet vanwege al die bijbehorende administratie, is een overzichtelijke administratie één van de belangrijkste zaken die je op orde moet hebben. Hoe beter je jouw administratie op orde hebt, hoe meer je je kunt richten op je corebusiness en je gasten; dat wat je het liefste doet!
Daarnaast geeft een goede administratie je inzicht in hoe het bedrijf er financieel voor staat. Tevens moeten ondernemers ieder jaar de belastingaangifte doen. Wanneer deze en dus je administratie niet op orde is, kan hiervoor een flinke boete staan. De administratie kan per branche en bedrijf van elkaar verschillen. Onderstaand daarom een aantal belangrijke algemene administratieve zaken die op orde moeten zijn:
Facturen
Een factuur is een document waarop staat omschreven welke diensten en/of goederen zijn geleverd tegen welk bedrag. Oftewel een rekening voor de geleverde producten en/of diensten. Er staat ook op wanneer het te betalen bedrag voldaan moet worden en welke voorwaarden er van toepassing zijn.
Door middel van facturen kun je je verkopen en betalingen bijhouden, maar heb je ook een juridisch geldend document in handen mochten je klanten achterstallig of niet betalen.
Indien je een eigen bedrijf hebt krijg je meestal te maken met 2 verschillende soorten facturen:
- Inkoopfacturen
Je ontvangt een inkoopfactuur indien je bij een ander bedrijf producten of diensten afneemt voor je eigen bedrijf. De leverancier van de producten en/of diensten stuurt jou dan een factuur.
- Verkoopfacturen
Verkoop je producten en/of diensten aan een klant, dan dien je daarvoor een factuur op te stellen en op te sturen naar de klant. Deze facturen worden verkoopfacturen genoemd.
Voor het opstellen van facturen gelden diverse regels welke door De Belastingdienst zijn vastgelegd. Deze regels kunnen verschillen per branche/type bedrijf. Op de website van de Belastingdienst kun je de meest recente regels terugvinden.
De gegevens die je in ieder geval moet vermelden zijn:
- Je bedrijfsnaam en adres;
- De (bedrijfs)gegevens, naam en adres en van klant;
- Je BTW-nummer;
- Je KvK-nummer;
- De verzenddatum van de factuur;
- Een factuurnummer;
- Een duidelijke omschrijving van de producten en/of diensten die er zijn geleverd;
- De hoeveelheid producten en/of diensten die zijn geleverd;
- De datum van levering;
- Het te betalen bedrag excl. BTW;
- Het geldende BTW-tarief;
- Het te betalen BTW-bedrag;
- De datum waarop het betaalde bedrag voldaan moet zijn.
Kassabonnen
Een kassabon is een stukje papier dat wordt afgedrukt door de kassa, waarop de bedragen staan die de klant heeft afgerekend. Naast het betaalde bedrag is er ook een omschrijving van de producten terug te vinden, de hoeveelheid, het bedrag, de belasting, eventuele kortingen en de wijze van betaling. De kassabon is het bewijs dat de klant iets van jouw bedrijf heeft gekocht. Bij de aankoop van producten met garantie, geldt de kassabon tevens als garantiebewijs.
Kassabonnen worden doorgaans gebruikt als de klant direct bij aankoop dient te betalen. Bij facturen betaald de klant meestal achteraf. In de horeca worden de producten gelijk betaald en wordt er dus veelal gebruik gemaakt van kassasystemen en kassabonnen. Ook door middel van kassabonnen kun je je verkopen en betalingen bijhouden.
Bankafschriften
Een bankafschrift is een overzicht van alle bij-en afschrijvingen die er met je rekening gedaan worden. Voorheen werden bankafschriften opgestuurd naar de rekeninghouders, tegenwoordig kun je alle bij-en afschrijvingen gelijk digitaal inzien via internet bankieren of de app van je bank.
Het overzicht van alle bij-en afschrijvingen toont naast de bedragen ook de data van de betalingen, de naam van de ontvanger/betaler en zijn/haar IBAN. Hierdoor heb je altijd inzicht in je betalingen en te ontvangen betalingen en de cashflow van je bedrijf.
Offertes/contracten/overeenkomsten
Indien je producten en/of diensten nodig hebt die een grotere of structurele investering vragen, is het verstandig om offertes op te vragen bij diverse leveranciers. Op deze manier kun je de tarieven goed vergelijken, maar ook de van toepassing zijnde voorwaarden.
Heb je een keuze gemaakt, kijk dan goed of de factuur en/of het bijbehorende contract dat je moet ondertekenen overeenkomt met datgene dat in de offerte is vastgelegd en waar je akkoord op hebt gegeven. Je doet er verstandig aan de contracten en/of overeenkomsten die je hebt getekend te bewaren. Mocht je niet tevreden zijn over de levering, of mocht je problemen ondervinden met het geleverde, kun je in je contract namelijk de voorwaarden terugvinden over levering en garantie. Verder is het van belang, bij maand/jaarcontracten goed bij te houden hoe lang de overeenkomst duurt, wat de betalingstermijnen zijn en wat je opzegtermijn is. Zo blijf je flexibel met je administratie en zorg je dat je inzicht houdt in je financiële situatie.
Ben jij degene die producten en/of diensten levert, zorg dan ook dat je zowel de gemaakte offerte als de getekende contracten/overeenkomsten bewaard. Zorg er vooral voor dat wat je in de offerte hebt afgesproken, ook in het contract wordt opgenomen en dat je je afspraken nakomt. Dit zorgt niet alleen voor een overzichtelijke administratie, maar ook dat je klanten tevreden zijn.
Belastingaanslagen
Van De Belastingdienst ontvang je in de loop van het jaar diverse belastingaanslagen. Hierop staat hoeveel belasting je moet betalen of wellicht terugkrijgt. Heb je in de loop van het jaar te veel belasting betaald, dan ontvang je de teveel betaalde belasting terug. Heb je juist te weinig belasting betaald, dan moet je een bedrag bijbetalen.
Er zijn diverse belastingaanslagen die je kunt ontvangen:
- Voorlopige aanslag over het huidige jaar
Het kan voorkomen dat je aan het begin van het jaar een voorlopige aanslag krijgt. Hiermee krijg je alvast een bedrag terug of betaal je alvast belasting.
- Voorlopige aanslag naar aanleiding van de belastingaangifte
Ieder jaar dien je zelf je belastingaangifte te doen. Zodra je de aangifte hebt gedaan ontvang je meestal direct de definitieve aanslag, maar soms ontvang je eerst een voorlopige aanslag waarin staat welke bedrag aan belasting wordt verwacht dat je terugkrijgt of moet bijbetalen. Deze aanslag is gebaseerd op de door jou ingevulde gegevens bij de aangifte.
- Definitieve aanslag
Na de belastingaangifte ontvang je meestal direct de definitieve aanslag. De definitieve aanslag ontvang je echter uiterlijk binnen 3 jaar (deze termijn start op 1 januari na het jaar waarover je aangifte doet). De definitieve aanslag toont het definitieve bedrag aan belasting dat je terugkrijgt of moet terugbetalen aan De Belastingdienst.
- Navorderingsaanslag
Blijkt dat je meer belasting moet betalen dan eerder is berekend, dat je minder terugkrijgt dan De Belastingdienst heeft berekend of dat je nog geen aanslag hebt mogen ontvangen voor dat jaar? Dan krijg je een navorderingsaanslag.
Het is dus belangrijk dat je je administratie op orde hebt, zodat je de juiste belastingaangifte kunt doen en achteraf niet voor verrassingen komt te staan.
Personeelsadministratie
Heb je een eigen zaak, dan heb je vaak ook personeel in dienst. Eigen personeel betekent dat je werkgever bent. Bij het werkgeverschap komen diverse administratieve verplichtingen kijken. De zogenaamde personeelsadministratie.
De personeelsadministratie bestaat uit een aantal onderdelen, de belangrijkste hebben we voor je op een rijtje gezet:
- Contracten/Arbeidsovereenkomsten
Neem je personeel in dienst, dan dien je ze een contract of arbeidsovereenkomst aan te bieden. Voor het in dienst nemen van medewerkers en aanbieden van contracten gelden diverse regels. Deze zijn o.a. afhankelijk van de branche en of geldende cao.
Meer informatie hiervoor kun je terugvinden in onze kennisbank bij het thema “Wet-en regelgeving” .
- Salarisadministratie
Je medewerkers moeten naast een arbeidsovereenkomst, ook salaris ontvangen, maar bijvoorbeeld ook een loonstrook en jaaropgave. Tevens moeten de juiste afdrachten worden gedaan voor wat betreft sociale premies en werkgeversverzekeringen. Weet jij waar je allemaal op moet letten?
Ga voor meer informatie naar Salaris- en loonadministratie of naar de andere artikelen in onze kennisbank.
- Personeelsplanning
Om grip om te kosten te houden is het slim om een goede personeelsplanning te maken. Breng in kaart welke piek-en dalmomenten er in je bedrijf zijn, zodat je hierop in kunt spelen. Vooral als je gebruik maakt van oproepkrachten kun je op deze manier je personeelskosten beter beheersen. Lees er meer over in het artikel ‘personeelsplanning’.
- Urenregistratie
In diverse branches wordt er gewerkt met een urenregistratiesysteem voor de medewerkers. Vooral de branches waarin het gebruikelijk is veel te werken met oproepkrachten, zoals de horeca, laten de medewerkers hun uren registreren. Zo houdt de ondernemer grip op zijn/haar personeelskosten. Lees er alles over in het artikel ‘personeelsplanning’.
- Ziekte- en verzuimregistratie
Heb je medewerkers in dienst, dan krijg je ook te maken met ziekte en verzuim. Dit brengt ook de nodige kosten en verplichtingen met zich mee, vooral als medewerkers langdurig ziek zijn. Alle informatie over ziekte en verzuim kun je lezen in het artikel ‘ziekteverzuim’.
- Vakantie- en verlof
Medewerkers moeten af en toe een dagje vrij kunnen zijn en hebben daarom ook recht op vakantie en/of verlof. Tevens hebben ze recht op vakantiegeld. Hoe het zit met de regels omtrent vakantiegeld en vakantiedagen lees je in de artikelen ‘vakantiegeld’ en ‘verlofuren en vakantiedagen’.
Administratie horeca
Voor elk bedrijf is de administratie verschillend. Bij de administratie voor de horeca komt er vaak meer kijken, dan bij de administratie voor een bedrijf dat één product inkoopt en/of verkoopt.
Een gemiddeld horecabedrijf heeft namelijk o.a. te maken met meerdere inkoop- en verkooppunten, veel verschillende klanten en verschillende BTW-tarieven voor producten. Daarnaast moeten er vergunningen aangevraagd worden voor het pand, het terras en het schenken van alcohol. Deze moeten ook weer tijdig verlengd worden. Tenslotte heeft een horecaonderneming vaak een groot en wisselend personeelsbestand, waardoor de personeelsadministratie veel tijd in beslag neemt.
Ga je zelf de administratie doen of ga je uitbesteden?
Zelf de administratie doen kan een aardige last worden, wanneer je ook nog eens een ondernemer bent! Daarom kun je ervoor kiezen om de administratie uit handen te geven.
Voor het uitbesteden van de algemene administratie kan gekozen worden voor een accountant of boekhouder. Dit gaat uiteraard gepaard met extra kosten, maar deze zijn wel fiscaal aftrekbaar! Het voordeel van een boekhouder of accountant is dat zij alles voor je regelen en alle belasting- en financiële voordelen, waar jij zelf misschien niet van op de hoogte was, voor jou uitzoeken.
Voor het uitbesteden van de personeelsadministratie kan men kiezen voor payroll. Een payrollbedrijf neemt het volledige personeelsbestand over en daarmee ook alle risico’s. Het enige wat de ondernemer moet doen is zijn/haar eigen personeel werven, de uren doorgeven en de facturen betalen. Ook kan een onderneming ervoor kiezen om alleen te werken met ZZP’ers of uitzendpersoneel, hierdoor hoeft men geen eigen personeelsadministratie te doen en enkel de facturen te betalen.
Kortom: het uitbesteden van de administratie zorgt ervoor dat jouw boekhouding altijd in orde is en jij echt kan doen wat je leuk vindt, namelijk ondernemen!
