Payroll vergelijken

Er is momenteel een groot aanbod van payrollorganisaties en er zijn zelfs payroll vergelijkings-websites te vinden. Maar hoe kies je nu de juiste payrollorganisatie?

Waar moet je op letten voor het vinden van de juiste payrollorganisatie?

Als je overweegt te gaan payrollen is het belangrijk een goed vergelijk te maken tussen je huidige situatie en payroll, maar ook tussen de verschillende payrollorganisaties.

Er zijn een aantal factoren die van belang zijn bij het vinden van de juiste payrollorganisatie:
 

Betrouwbaarheid

Als ondernemer is het belangrijk dat je het payrollbedrijf kunt vertrouwen. De payroller wordt immers verantwoordelijk voor de medewerkers en alle werkgeversverplichtingen die daarbij komen kijken. Een samenwerking met een professionele en financieel betrouwbare payrollorganisatie is dus belangrijk.

Er zijn verschillende manieren waarop je kunt controleren of een payrollorganisatie betrouwbaar is:
 

• Zorg er altijd voor dat je gaat samenwerken met een organisatie die beschikt over het SNA-keurmerk. Met dit keurmerk bewijst het payrollbedrijf namelijk dat het betrouwbaar is.
  
  Op de website van Stichting Normering Arbeid staat een actueel overzicht van gecertificeerde bedrijven.
   
• Vraag altijd een bewijs van goed betalingsgedrag op bij de payrollorganisatie. Periodiek controleert de Belastingdienst of het bedrijf de juiste afdrachten doet, daarvan ontvangt het payrollbedrijf een bewijs. Zo weet je zeker dat je zaken doet met een financieel solide payrollorganisatie.
   
• Het is ook van belang om te controleren of een payrollorganisatie beschikt over een G-rekening. Het geld dat op deze rekening gestort wordt, kan alleen gebruikt worden voor een betaling aan de Belastingdienst. Dit beschermd de ondernemer tegen aansprakelijkheidskwesties.
   

• Tenslotte is het ook verstandig om te kijken naar de partners waarmee de payrollorganisatie samenwerkt, bv. brancheorganisaties. Deze organisaties gaan enkel een samenwerking aan met een payrollbedrijf indien zij deze als betrouwbaar zien.

 

Tarieven

Voor het vinden van de juiste payrollorganisatie speelt prijs uiteraard ook een belangrijke rol. Het is dan ook belangrijk een goed vergelijk te maken tussen je huidige situatie en payroll, maar ook tussen de verschillende payrollaanbieders.

Wil je payroll vergelijken met je huidige situatie, kijk dan niet alleen naar de directe kosten, zoals reserveringen en sociale lasten, maar ook naar de indirecte kosten die het werkgeverschap en je huidige situatie met zich mee brengen:
 

• Kosten boekhouder en/of accountant
  Voorbeeld: worden er aanmeldkosten, of kosten per loonstrook in rekening gebracht?

 

• Kosten juridische zaken
  Voorbeeld: advocaatkosten en doorbetaling loon bij o.a. arbeidsongeschiktheid.

 

• Kosten contractrisico’s
  Voorbeeld: kosten transitievergoeding

 

• Kosten ziekte
  Voorbeeld: Kosten Wet Verbetering Poortwachter, hoeveel weken eigen risico?

 

• Kosten administratie
  Voorbeeld: personeelskosten/kosten hr afdeling

 

Wil je de tarieven van payrollorganisaties met elkaar vergelijken?

Houd er dan rekening mee dat het tarief per aanbieder verschillend opgebouwd kan zijn. Hierdoor is het niet altijd in een opslag duidelijk welke diensten er inbegrepen zijn in het payrolltarief.

Hieronder lichten we de belangrijkste verschillen toe:
 

• Het bedrijf hanteert een tarief waarin alleen gewerkte uren worden gefactureerd. In de omrekenfactor van het payrolltarief zijn de kosten voor de reservering van vakantiedagen- en geld inbegrepen.
   
• Het bedrijf hanteert een tarief waarbij de omrekenfactor wordt berekend over het brutoloon inclusief reserveringen voor de vakantiedagen en -geld. Deze omrekenfactor is dus een stuk lager, omdat de kosten voor de vakantiereserveringen over het brutoloon worden berekend. Onder aan de streep betaal je hetzelfde.
   
• Het bedrijf hanteert een tarief waarbij alles in de prijs is inbegrepen behalve de vakantiereservering. Als werkgever ontvang je elke maand dezelfde factuur ongeacht of je medewerker vakantiedagen heeft opgenomen of niet. Dit moet de ondernemer zelf nog regelen.

Zo zijn er nog diverse zaken waarvan op voorhand niet altijd duidelijk is of deze worden meegenomen in het tarief of dat hier achteraf nog kosten voor volgen, denk o.a. aan de verplichte afdrachten en ziektekosten. Naast een verschil in tariefopbouw, kun je deze verschillen ook terugzien in de voorwaarden van de payrollorganisatie.

Meer informatie over payrolltarieven kun je terugvinden op de pagina “Wat kost payroll?”
 

Voorwaarden

Uiteraard speelt de prijs een belangrijke factor in de keuze voor payroll, maar ook bij het vergelijk van payrollorganisaties onderling. Vergis je echter niet in het belang van de voorwaarden, deze zijn misschien nog wel belangrijker dan de prijs.

Vraag dan ook goed door voordat je in zee gaat met een payrollbedrijf. Zaken die je het beste kunt bespreken of kunt nagaan zijn o.a.:
 

• Belangrijk is het niet alleen om te weten wat je betaalt voor de diensten, maar vooral wat je ervoor krijgt. Wat zit er allemaal inbegrepen, maar zeker ook wat niet?
• Kijk altijd goed naar de kleine letters in het contract, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
• Ga na of feestdagen voor je werknemers worden doorbetaald. Dat gebeurt niet altijd in elke branche en je wil niet opeens een hogere rekening gepresenteerd krijgen.
• Check wie de acties omtrent re-integratie van je zieke werknemer op zich neemt: jij of het payrollbedrijf?
• Ga vooraf na wie de transitievergoeding bij ontslag van je werknemer betaalt: jij of de payrollorganisatie?

 

Keuze payrollorganisatie

Als je bovenstaand stappenplan doorloopt en goed in kaart hebt gebracht, kun je payroll en je huidige situatie, maar ook de verschillende payrollorganisaties goed met elkaar vergelijken. Het is vooral zaak om te kiezen voor een organisatie die bij de onderneming past. Een keuze hierin kan bijvoorbeeld zijn om te kiezen voor een organisatie die gespecialiseerd is in de branche waarin je ondernemer bent.

Succes met je keuze!